Payer des entrepreneurs indépendants et d’autres non-employés est plus simple que payer des employés, car vous n’avez généralement pas à retenir d’impôt fédéral sur le revenu. Mais il arrive parfois que les petites entreprises doivent retenir les paiements aux non-employés à des fins de retenue de réserve et à d’autres fins. C’est à ce moment-là que vous devrez peut-être déposer le formulaire 945 auprès de l’Internal Revenue Service (IRS). Voici comment l’utiliser pour déclarer chaque année les retenues de sauvegarde ou d’autres montants de retenue.
Points clés à retenir
- Le formulaire IRS 945 est un rapport annuel de retenue d’impôt fédéral sur le revenu pour les non-employés.
- Ce formulaire est couramment utilisé pour déclarer la retenue de réserve, qui est requise si le numéro d’identification fiscale (NIF) d’un bénéficiaire est manquant ou incorrect.
- Le formulaire 945 est dû le 31 janvier pour les impôts de l’année précédente.
- Vous pouvez payer les montants retenus sur tous les bénéficiaires lorsque vous produisez le formulaire 945 si le total est de 2 500 $ ou moins pour l’année.
Qu’est-ce que le formulaire 945 ?
Le formulaire IRS 945, le « Déclaration annuelle de l’impôt fédéral sur le revenu retenu », est utilisé pour déclarer l’impôt fédéral sur le revenu retenu sur plusieurs types de paiements différents. Une petite entreprise devra peut-être utiliser le formulaire 945 pour déclarer les retenues de sauvegarde des non-employés. Un non-employé peut être un rédacteur indépendant que vous avez embauché pour rédiger des articles pour votre site Web ou un assistant que vous avez embauché pour vous aider moyennant un forfait mensuel. Ces entrepreneurs indépendants sont généralement payés sur facture, après avoir rempli un formulaire W-9.
Le formulaire 945 peut également être utilisé pour la retenue d’impôt sur :
- Retraites
- Rentes
- Comptes de retraite individuels (IRA)
- Retenue volontaire sur certains paiements gouvernementaux
Quand devez-vous déposer le formulaire 945 ?
Le formulaire 945 doit être dû avant le 31 janvier pour les impôts de l’année précédente. Vous devez produire le formulaire 945 pour déclarer le montant total de la retenue d’impôt pour tous les bénéficiaires. Tout au long de l’année fiscale, vous devez également effectuer des paiements périodiques des montants retenus à l’IRS.
Si vous avez effectué des dépôts à temps et intégralement pour l’année, vous avez jusqu’au 10 février pour déposer le formulaire 945. La date limite de dépôt est prolongée jusqu’au jour ouvrable suivant si la date d’échéance d’une année tombe un week-end ou un jour férié.
La date du cachet de la poste détermine si le formulaire a été déposé à temps s’il est suffisamment affranchi et s’il est oblitéré par le service postal des États-Unis. Vous pouvez également utiliser un service de livraison privé désigné par l’IRS.
Lorsque le montant de l’impôt retenu est inférieur à 2 500 $
Si le montant total de l’impôt fédéral sur le revenu que vous avez retenu sur tous les bénéficiaires au cours de l’année est de 2 500 $ ou moins, vous pouvez payer le montant dû lorsque vous produisez le formulaire 945.
Lorsque le montant de l’impôt retenu est supérieur à 2 500 $
Si le total dépasse 2 500 $ pour l’année, vous devez effectuer des dépôts mensuels ou bihebdomadaires en fonction du montant total de la retenue pour l’année. Vous pouvez effectuer des dépôts mensuels si votre retenue totale pour tous les bénéficiaires est de 50 000 $ ou moins. Si le total dépasse 50 000 $, vous devez effectuer les paiements deux fois par semaine.
Note
Si vous envoyez votre paiement avec le formulaire 945, vous devez utiliser le bon de paiement à la page 2 du formulaire pour vous assurer que l’IRS enregistre correctement votre paiement.
Quand effectuer la retenue de sauvegarde
Les petites entreprises n’ont normalement pas besoin de retenir l’impôt fédéral sur le revenu des non-employés, mais dans certains cas, cela est nécessaire. La retenue à la source est normalement requise lorsque le numéro d’identification fiscale d’un bénéficiaire est manquant ou incorrect sur le formulaire W-9 utilisé pour déclarer les numéros d’identification fiscale des non-employés.
Vous devez prélever une retenue à la source sur les paiements au taux de 24 % du montant payé. Par exemple, si vous avez payé 1 000 $ à un concepteur de sites Web indépendant pour la création de votre site Web, vous devez retenir 240 $ d’impôt fédéral sur le revenu sur le paiement. Cela s’applique aux paiements à un entrepreneur indépendant qui sont déclarés sur le formulaire 1099-NEC pour la rémunération des non-employés et aux autres paiements déclarés sur d’autres formulaires 1099.
Note
Si une retenue de sauvegarde est requise, vous recevrez un avis de l’IRS. Vous devez immédiatement commencer à retenir l’impôt fédéral sur le revenu sur les paiements à ce bénéficiaire et continuer jusqu’à ce que le bénéficiaire vous remette une lettre de validation de l’IRS ou vous montre une carte de sécurité sociale en cours de validité.
Comment remplir le formulaire 945
Avant de remplir ce formulaire, vous devrez rassembler certaines informations.
Ajoutez tous les impôts fédéraux sur le revenu que vous avez retenus sur tous les bénéficiaires pour le formulaire 945 et séparez la retenue de réserve des autres types de retenue.
Rassemblez des informations sur tous les paiements que vous avez effectués à l’IRS au cours de l’année pour la retenue du formulaire 945.
Note
N’incluez pas les montants de retenue et les paiements pour la retenue d’impôt fédéral sur le revenu sur les formulaires 941 et 944. Ces formulaires sont utilisés pour déclarer les retenues à la source et les dépôts des employés.
Remplir le formulaire 945
Il y a sept lignes importantes à remplir sur le formulaire 945 :
- Ligne 1 : saisissez l’impôt fédéral sur le revenu retenu pour tous les bénéficiaires, à l’exception de la retenue à la source
- Ligne 2 : saisissez la retenue totale de sauvegarde pour l’année
- Ligne 3: Total des lignes 1 et 2
- Ligne 4: Entrez le total des dépôts que vous avez effectués pour l’année
- Ligne 5: Si la ligne 3 est supérieure à la ligne 4, inscrivez la différence sur la ligne 5
- Ligne 6: Si la ligne 4 est supérieure à la ligne 3, inscrivez la différence sur la ligne 6, puis cochez la case appropriée : « Appliquer à la prochaine déclaration » ou « Envoyer un remboursement »
- Ligne 7: Ce montant correspond au total de l’impôt fédéral sur le revenu que vous devez, et non aux dépôts que vous avez effectués. Il doit être égal au montant de la ligne 3.
Les déposants mensuels doivent utiliser la ligne 7 (une case) pour détailler leur obligation fiscale pour chaque mois. Les déposants bihebdomadaires doivent remplir le formulaire 945-A pour détailler tous les dépôts de l’année.
Comment déposer le formulaire 945
Vous pouvez déposer le formulaire 945 par voie électronique, en utilisant le service de dépôt électronique de l’IRS ou en utilisant les services d’un fiscaliste agréé par l’IRS.
Vous pouvez également envoyer votre formulaire à l’IRS. L’adresse de dépôt dépend de l’endroit où se trouve votre entreprise et si vous effectuez un paiement avec le formulaire. Les adresses postales se trouvent à la page 3 des instructions pour le formulaire 945.
Foire aux questions (FAQ)
Comment déposer les impôts pour le formulaire 945 ?
Vous pouvez utiliser le système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS) de l’IRS ou un virement bancaire. Vous pouvez également utiliser un bon de paiement, mais seulement si le total de vos impôts pour l’année sur le formulaire 945, ligne 3, est inférieur à 2 500 $ et que vous payez intégralement avec votre déclaration avant la date d’échéance, ou si vous effectuez des dépôts de charges sociales en utilisant le calendrier de dépôt mensuel. Si tel est le cas, vous pouvez payer avec le bon tout montant dû.
Quand le formulaire 945 est-il dû ?
Le formulaire 945 est un rapport de retenue annuel dû le 31 janvier suivant l’année fiscale précédente. Si la date d’échéance tombe un week-end ou un jour férié, le formulaire est dû le jour ouvrable suivant. Si vous avez effectué tous vos dépôts à temps et dans leur intégralité, la date d’échéance est le 10 février. Pour éviter les pénalités de retard, assurez-vous que votre formulaire est affranchi du montant requis et qu’il porte le cachet de la poste au plus tard à la date d’échéance.
