Devez-vous rédiger une lettre de référence pour un employé ou devez-vous en demander une à utiliser lorsque vous postulez à un emploi ? Les employés demandent souvent à un ancien manager de leur écrire une lettre de référence. La rédaction d’une lettre de référence positive peut faire la différence entre une offre d’emploi et un refus, il est donc important de bien faire les choses.
Note
Si vous acceptez d’écrire la lettre, il est important de vous assurer qu’elle est personnalisée pour le candidat et le poste pour lequel il postule.
Vous trouverez ci-dessous des conseils sur la façon de rédiger une lettre de référence, ainsi qu’un exemple de lettre de référence pour un ancien employé. Pour les candidats à un emploi, les informations vous montreront à quoi s’attendre lorsqu’un employeur vous fournira une référence écrite.
Points clés à retenir
- N’acceptez de rédiger une lettre de référence que si vous pouvez recommander l’ancien employé sans réserve.
- Utilisez un modèle de lettre de référence pour guider votre rédaction, mais assurez-vous de personnaliser votre message.
- Demandez à la personne que vous recommandez des détails sur le poste, y compris les compétences, qualifications et expérience de travail souhaitées.
Ce qu’il faut inclure dans une lettre de référence d’employé
Le contenu de votre lettre de référence variera en fonction du candidat et de l’opportunité d’emploi, mais vous devez toujours inclure les éléments suivants :
Coordonnées
Incluez vos coordonnées et le nom du destinataire en haut de la lettre pour une lettre imprimée ou téléchargée. Indiquez vos coordonnées dans votre signature lorsque vous envoyez un e-mail.
Objet (référence de l’e-mail)
Indiquez le nom de la personne pour laquelle vous écrivez une référence dans le sujet d’une référence par courrier électronique.
Salutation
Si vous écrivez une lettre de référence personnelle, incluez une formule de salutation (Cher Dr Jennings, Chère Mme Canavan, etc.). Si vous écrivez une lettre de référence générale, dites « À qui de droit » ou commencez par le premier paragraphe de la lettre.
Premier paragraphe
Expliquez comment vous connaissez la personne que vous recommandez, depuis combien de temps vous la connaissez et pourquoi vous êtes qualifié pour lui fournir une référence.
Deuxième paragraphe
Expliquez pourquoi la personne que vous recommandez est qualifiée, ce qu’elle peut apporter et pourquoi vous fournissez une lettre de référence. Assurez-vous d’utiliser des exemples spécifiques pour parler de leurs qualifications, compétences et expérience.
Troisième paragraphe
Fournissez un bref résumé des raisons pour lesquelles vous recommandez la personne. Indiquez que vous « recommandez sans réserve », « recommandez fortement » la personne, ou quelque chose de similaire.
Conclusion
Proposez de fournir plus d’informations et d’inclure votre numéro de téléphone.
Signature
Terminez votre lettre par une conclusion, suivie de votre signature.
Note
Include your phone number and email address in the return address section of a hard copy letter, or if you’re sending an email, list your contact information under your name in the signature.
Avant d’écrire une référence
Réfléchissez bien avant de dire oui.Assurez-vous de n’accepter d’écrire la lettre que si vous pouvez rédiger une recommandation positive. Si vous ne pensez pas pouvoir le faire, dites à l’employé que vous n’êtes pas à l’aise pour rédiger la recommandation. Il vaut mieux refuser que d’écrire une approbation médiocre de la candidature de la personne.Voici comment refuser une demande de recommandation.
Recueillir des informations sur l’ancien employé.Demandez à l’ancien employé une copie de son curriculum vitae ou de son curriculum vitae, afin que vous puissiez parler de son expérience de travail spécifique. Si cela fait longtemps que vous n’avez pas travaillé avec l’employé, un CV est un excellent moyen de vous rafraîchir la mémoire. Jetez également un œil à son profil LinkedIn. Vous pouvez également demander à la personne si elle aimerait que vous souligniez des points dans votre lettre.
Conseils pour rédiger une lettre de référence
Concentrez-vous sur la description de poste.Demandez à l’ancien employé une copie de la description de poste. Passez-le en revue, puis expliquez en quoi votre ancien employé correspond bien aux responsabilités du poste. Ou, si vous rédigez une recommandation générale, demandez à l’employé des détails sur le type de poste et le secteur d’activité. Si vous savez que le candidat postule pour devenir assistant médical ou vendeur, par exemple, vous pouvez adapter votre lettre pour mentionner les compétences et l’expérience pertinentes en conséquence.
Incluez des exemples spécifiques.Dans la lettre, fournissez des exemples précis de la manière dont l’employé a démontré diverses compétences. Essayez de penser à des exemples de moments où la personne a travaillé pour vous. Si vous pouvez utiliser des chiffres pour quantifier leur succès, c’est encore mieux.
Restez positif.Dites que vous pensez que cette personne est un bon candidat. Vous pourriez dire quelque chose comme « recommandez cette personne sans réserve » ou « embaucheriez à nouveau cette personne » si vous le pouviez. Insistez sur ce point, surtout au début et à la fin de la lettre. Cela aidera le candidat à se démarquer.
Partagez vos coordonnées.Fournissez à l’employeur un moyen de vous contacter s’il a d’autres questions. Incluez votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ou les deux à la fin de la lettre.
Suivez les directives de soumission.Demandez à votre ancien employé comment soumettre la lettre. Assurez-vous de respecter toutes les exigences, notamment concernant où et quand l’envoyer, ainsi que le format (par exemple, PDF, lettre physique, etc.).
Examiner des exemples et des modèles
C’est une bonne idée d’examiner des exemples de lettres de recommandation avant de rédiger votre lettre. En plus de vous aider dans votre mise en page, des exemples peuvent vous aider à déterminer le type de contenu que vous devez inclure dans votre document.
Vous pouvez également consulter des modèles de lettre de recommandation pour avoir une idée de la manière de présenter votre recommandation et de ce qu’il faut inclure (comme les introductions et les paragraphes du corps). Il existe également des directives utiles pour le formatage des lettres de recommandation, notamment la longueur, le format, la police et la manière d’organiser vos lettres.
Note
Même si les exemples, les modèles et les lignes directrices constituent d’excellents points de départ, soyez toujours flexible. Adaptez un exemple de lettre en fonction des antécédents professionnels du candidat et de l’emploi pour lequel il postule.
Exemple de lettre de référence pour un employé
Vous pouvez utiliser cet exemple de lettre de référence comme modèle. Téléchargez le modèle (compatible avec Google Docs et Word Online) ou lisez la version texte ci-dessous.
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Exemple de lettre de référence pour un employé (version texte)
À qui cela peut concerner:
J’aimerais recommander Muriel McKensie comme candidate pour un poste au sein de votre organisation. Dans son poste d’adjointe administrative, Muriel a été à l’emploi de notre bureau de 2016 à 2021.
Tout au long de son mandat au sein de notre organisation, elle a démontré des compétences essentielles qui feraient d’elle une excellente employée au sein de votre entreprise.
Muriel a fait un travail formidable dans son poste et a été un atout pour notre organisation pendant son mandat. Elle possède d’excellentes compétences en communication écrite et verbale, est extrêmement organisée, peut travailler de manière indépendante et gérer efficacement plusieurs tâches pour s’assurer qu’elles sont terminées rapidement.
En raison de son efficacité, je lui ai même confié des responsabilités supplémentaires, notamment celle d’élaborer un programme de formation pour nos stagiaires. Muriel s’est surpassée dans cette mission, comme elle le fait dans tous les projets.
Muriel était toujours prête à offrir son aide et entretenait d’excellentes relations avec les nombreux clients servis par notre bureau, notamment les clients, les employeurs et d’autres organisations professionnelles. Cela serait particulièrement précieux pour votre entreprise, car vous déclarez que vous recherchez un candidat capable de communiquer efficacement avec les personnes de tous les départements.
Elle serait un atout pour tout employeur et je la recommande sans réserve pour tout projet qu’elle choisirait de poursuivre. S’il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions.
Sincèrement,
Signature(lettre papier)
Carrie Jones
Gestionnaire de bureau
Voyages ACME
123, chemin des Affaires.
Ville d’affaires, New York 54321
555-555-5555
[email protected]
Foire aux questions (FAQ)
Comment commencer une lettre de référence ?
Si vous envoyez une lettre de référence sur papier, commencez votre document par votre adresse, la date et l’adresse de l’expéditeur. Incluez ensuite une formule de salutation professionnelle telle que « Chère Mme Green » ou « Cher responsable du recrutement ».
Quelle doit être la longueur d’une lettre de référence ?
Une lettre de référence doit comporter au moins plusieurs paragraphes. Prévoyez d’utiliser au moins une page pour votre lettre et assurez-vous d’inclure toutes les informations importantes indiquées par la personne que vous recommandez.
