L’IRS fournit des lignes directrices sur les allocations de logement pour les employés, qui sont considérées comme des dépenses de logement et peuvent avoir un impact à la fois sur la fiscalité et sur les déductions professionnelles. Selon les circonstances, certaines prestations de logement et de subsistance peuvent être imposables pour l’employé, et ces prestations peuvent parfois constituer une dépense professionnelle déductible pour votre entreprise.
Il existe plusieurs types de modalités de logement pour les employés : les employeurs peuvent offrir une allocation de logement aux employés pour qu’ils choisissent leur propre logement, fournir des emplacements d’hébergement spécifiques pour les employés ou proposer un hébergement temporaire aux employés en voyage d’affaires.
Frais d’hébergement et taxes
Déductible d’impôt pour l’employeur
Si vous payez le logement de vos employés dans le cadre de l’une des dispositions ci-dessus, cette dépense est considérée comme déductible à titre de dépense professionnelle. Autrement dit, vous pouvez inclure ces coûts dans votre déclaration de revenus des entreprises si vous pouvez démontrer qu’il s’agit de dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires.
Imposable pour l’employé
Les aides au logement des salariés peuvent être non imposables pour les salariés si les trois conditions suivantes sont remplies :
- Le logement est fourni sur la propriété appartenant à l’entreprise ou à l’employeur.
- Le logement est fourni pour la commodité de l’employeur. L’employeur doit avoir pour cela une « raison professionnelle substantielle », comme un lieu de travail éloigné.
- L’employé doit accepter le logement comme condition d’emploi. Une condition d’emploi est un accord au début de l’emploi entre l’employeur et l’employé.
Voici quelques exemples de logements qui répondent aux critères et qui ne sont pas imposables pour l’employé :
- Employés de pêche qui vivent sur un bateau mis à disposition par l’entreprise
- Un employé de la construction qui travaille dans un endroit éloigné où aucun autre logement n’est disponible
- Une nounou à domicile qui doit s’occuper des enfants à toute heure
Donner à un employé un logement ou lui offrir une allocation de logement parce qu’il effectue un long trajet ne répond pas à la définition d’une condition d’emploi. Les conditions d’emploi signifient que l’employé ne peut pas effectuer le travail sans rester sur votre propriété.
Les repas des employés qui sont fournis sur la propriété de votre entreprise pour la commodité de l’emploi sont exclus des impôts des employés.
Restrictions sur les allocations de logement
En plus des trois critères ci-dessus, il existe d’autres raisons pour lesquelles vos paiements pour le logement des employés peuvent être imposables pour les employés.
- Le logement des employés ne peut pas être inclus dans un régime d’avantages sociaux de cafétéria. Il s’agit d’avantages distincts et ils doivent être imposés séparément.
- Si vous versez à vos employés une allocation de logement ou si vous permettez à l’employé de percevoir un salaire supplémentaire au lieu de lui fournir un logement, celle-ci est imposable pour l’employé, même si le logement sur site est l’une des options.
- Le logement dans le cadre d’une allocation d’éducation est considéré comme imposable pour l’employé.
Logement des employés à l’étranger
La valeur de l’hébergement des employés à l’étranger n’est pas imposable pour l’employé s’il répond à ces trois conditions :
- Le logement doit être situé sur le lieu de votre entreprise.
- Le logement doit être pour le confort de votre entreprise.
- L’employé doit accepter le logement comme condition d’emploi.
Déclaration lorsque le logement est imposable
Si l’aide au logement du salarié est imposable, elle doit être incluse dans le revenu du salarié pour la déclaration fiscale. Vous devrez inclure cette valeur sur le formulaire W-2 annuel de l’employé dans la case 1, ainsi que les autres avantages sociaux. Utilisez la juste valeur marchande du coût pour déterminer le montant.
Tous les montants que l’employé paie pour le loyer ou les frais de logement sont déduits du montant W-2. Cette prestation est soumise à l’impôt sur le revenu et aux taxes de la Federal Insurance Contributions Act (FICA) et doit être incluse sur le W-2 dans la case 3 (salaires de la sécurité sociale) et la case 5 (salaires de l’assurance-maladie).
Si vous n’incluez pas de montant pour cet avantage sur le chèque de paie de l’employé, assurez-vous que l’employé le sait afin qu’il puisse planifier cet impôt supplémentaire au moment des impôts.
Les frais de logement non remboursés ne sont plus déductibles pour les employés
La loi de 2017 sur les réductions d’impôts et l’emploi a supprimé la possibilité pour les employés de déduire les dépenses de logement non remboursées et d’autres dépenses non remboursées en tant que dépenses diverses de l’annexe A.
Logement fourni par l’employeur pour les employés : obtenez un accord
Si vous fournissez un logement à vos employés, sur votre propriété ou ailleurs, vous créez en fait une relation propriétaire-locataire et vous devriez avoir un accord signé avec chaque employé.
Le droit des propriétaires et des locataires est réglementé par les États et un avocat peut vous aider à régler les détails afin que vous vous conformiez aux lois de votre État.
Points clés à retenir
- L’IRS fournit des lignes directrices sur les allocations de logement pour les employés, ayant un impact à la fois sur la fiscalité et les déductions professionnelles.
- Le logement fourni par l’employeur peut être déductible d’impôt pour l’entreprise s’il répond à certains critères, mais peut également être imposable pour le salarié, sauf conditions spécifiques.
- Les allocations de logement imposables pour les employés doivent être déclarées sur le formulaire annuel W-2 de l’employé, et les dépenses de logement non remboursées ne sont plus déductibles pour les employés.
