Envisagez-vous de gérer votre propre traitement de la paie ou êtes-vous curieux de connaître le processus en général ? Le calcul des retenues et des déductions pour les chèques de paie des employés n’est pas difficile si vous suivez les étapes détaillées ici.
Votre objectif dans ce processus est de passer du montant du salaire brut (le montant réel que vous devez à l’employé) au salaire net (le montant du chèque de paie de l’employé). Après avoir calculé le salaire brut pour la période de paie, vous devez ensuite déduire ou retenir les montants de la retenue d’impôt fédéral sur le revenu, de l’impôt FICA (sécurité sociale/Medicare), de l’impôt sur le revenu national et local, ainsi que d’autres déductions.
Étape 1 : Obtenez un formulaire W-4 de chaque employé
L’Internal Revenue Service (IRS) exige que tous les travailleurs aux États-Unis signent le formulaire IRS W-4 lors de leur embauche. Ce formulaire comprend des informations importantes dont vous avez besoin pour payer l’employé et pour vous assurer que les retenues et les déductions sont correctement calculées sur le salaire de l’employé.
En plus du nom et de l’adresse de l’employé, de son état civil et de son statut de déclaration, vous devrez obtenir d’autres informations du W-4 pour effectuer les calculs de retenue pour l’impôt fédéral sur le revenu.
Étape 2 : Calculer le salaire brut
Les chèques de paie des employés commencent par le salaire brut, qui correspond au montant total du salaire avant toute déduction ou retenue. Pour déterminer l’impôt sur le revenu et l’impôt FICA (pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie), utilisez tous les salaires, traitements et pourboires.
Comment déterminer le salaire brut
Pour les salariés, commencez par le salaire annuel de la personne divisé par le nombre de périodes de paie. Pour les salariés horaires, il s’agit du nombre d’heures travaillées multiplié par le taux (y compris les heures supplémentaires).
Si vous ne savez pas comment payer vos employés, lisez cet article sur la différence entre les salariés et les salariés horaires.
Voici des exemples de la manière dont le salaire brut d’une période de paie est calculé pour les employés salariés et horaires si aucune heure supplémentaire n’est incluse pour cette période de paie :
Disons que votre employé gagne un salaire annuel de 30 000 $. Ce salaire est divisé par le nombre de périodes de paie dans l’année pour obtenir le salaire brut d’une période de paie. Si vous payez des salariés deux fois par mois, il y a 24 périodes de paie dans l’année et le salaire brut pour une période de paie est de 1 250 $ (30 000 $ divisé par 24).
Un employé horaire est rémunéré au taux horaire pour la période de paie. Si le taux horaire d’un employé est de 12 $ et qu’il a travaillé 38 heures au cours de la période de paie, le salaire brut de l’employé pour ce chèque de paie est de 456 $ (12 $ x 38).
Étape 3 : Calculer les heures supplémentaires
Tous les salariés horaires ont droit aux heures supplémentaires s’ils travaillent plus de 40 heures par semaine.Certains salariés sont exonérés des heures supplémentaires, en fonction de leur niveau de rémunération. Avant juillet 2024, les employés les moins bien payés bénéficiaient d’heures supplémentaires si leur salaire était égal ou inférieur à 684 $ par semaine (35 568 $ par an), même s’ils étaient classés comme exonérés. À partir de juillet, cette limite est passée à 844 $ par semaine (soit 43 888 $ par an) et à partir de janvier 2025, elle passe à 1 128 $ par semaine (ou 58 656 $ par an).
Vous pouvez payer plus que le taux d’heures supplémentaires requis, mais nous utiliserons ici le montant requis. Certains États ont également des lois sur les heures supplémentaires exigeant que les heures supplémentaires soient payées à des taux plus élevés. Consultez le service du travail de votre État pour plus de détails.
Voici un exemple de la façon dont les heures supplémentaires sont calculées :
Sandy travaille 43 heures par semaine. Elle a droit à trois heures supplémentaires à raison de 1,5 fois son taux horaire. Si son taux horaire est de 12 $, elle reçoit des heures supplémentaires au taux de 18 $ pour trois heures, totalisant 54 $ d’heures supplémentaires. Ces heures supplémentaires de 54 $ s’ajoutent à son salaire horaire régulier de 480 $ (40 heures x 12 $), pour un total de 534 $. Les 534 $ représentent son salaire brut pour la période de paie.
Étape 4 : Ajuster le salaire brut aux salaires de la sécurité sociale
Avant de calculer la retenue FICA et la retenue d’impôt sur le revenu, vous devez supprimer certains types de paiements aux employés. Les types de paiements non inclus dans les salaires de la sécurité sociale peuvent être différents des types de paiements exclus de l’impôt fédéral sur le revenu.
Par exemple, si vous embauchez votre enfant (de moins de 18 ans) pour travailler dans votre entreprise, vous devez déduire le montant de son salaire lors du calcul de la retenue de sécurité sociale, mais ne pas le retirer lors du calcul de la retenue d’impôt fédéral sur le revenu.
Voici un autre exemple : vos cotisations à un régime de retraite à impôt différé (comme un régime 401(k)) ne doivent pas être incluses dans les calculs de l’impôt fédéral sur le revenu et de la sécurité sociale.
Note
La publication IRS 15 (Circulaire E) contient une liste complète des paiements aux employés et indique s’ils sont inclus dans les salaires de la sécurité sociale ou soumis à une retenue d’impôt fédéral sur le revenu.
Étape 5 : Calculer le montant de la retenue d’impôt fédéral sur le revenu (FIT)
Pour calculer la retenue d’impôt fédéral sur le revenu, vous aurez besoin de :
- Salaire brut rajusté du salarié pour la période de paie
- Le formulaire W-4 du salarié
- Une copie des tables d’impôt de l’IRS dans Publication 15-T : Guide fiscal de l’employeur, en utilisant le tableau de l’année correcte.
Les tranches d’impôt sur le revenu 2024 (à déposer en 2025) sont les suivantes :
- 37 % pour les revenus supérieurs à 609 350 $ (731 200 $ pour les couples mariés déclarant conjointement)
- 35 % pour les revenus supérieurs à 243 725 $ (487 450 $ pour les couples mariés déclarant conjointement)
- 32 % pour les revenus supérieurs à 191 950 $ (383 900 $ pour les couples mariés déclarant conjointement)
- 24 % pour les revenus supérieurs à 100 525 $ (201 050 $ pour les couples mariés déclarant conjointement)
- 22 % pour les revenus supérieurs à 47 150 $ (94 300 $ pour les couples mariés déclarant conjointement)
- 12 % pour les revenus supérieurs à 11 600 $ (23 200 $ pour les couples mariés déclarant conjointement)
Étape 6 : Calculer les déductions de sécurité sociale et d’assurance-maladie
Vous devez retenir les impôts FICA (Sécurité sociale et Medicare) sur les chèques de paie des employés.
Note
Assurez-vous d’utiliser le montant correct de salaire brut pour ce calcul. Cet article sur les salaires de la Sécurité Sociale explique quels salaires prendre en compte pour ce calcul.
Le calcul de la retenue FICA est assez simple.
| Impôts FICA : qui paie quoi ? | ||
|---|---|---|
| Impôts FICA (% du salaire brut des employés) | L’employé paie | L’employeur paie |
| Taxe de sécurité sociale 12,4 % (jusqu’au maximum annuel) | 6,2% | 6,2% |
| Taxe Medicare 2,9 % (jusqu’à 200 000 $) | 1,45% | 1,45% |
| Taxe Medicare supplémentaire | 0,9% sur le salaire brut supérieur à 200 000 $ | 0% |
Retenir la moitié du total de 15,3 % sur le salaire de l’employé (7,65 % = 6,2 % pour la sécurité sociale plus 1,45 % pour Medicare). L’autre moitié des impôts FICA est due par vous, l’employeur.
Pour un employé hypothétique, avec un salaire hebdomadaire de 1 500 $, le calcul est de 1 500 $ x 7,65 % (0,0765), pour un total de 114,75 $.
Attention à ne pas déduire trop de cotisations de sécurité sociale pour les salariés à revenus élevés, car la sécurité sociale est plafonnée chaque année, le montant maximum étant fixé par l’administration de la sécurité sociale.
Vous devrez également prendre en compte la déduction fiscale supplémentaire Medicare due par les employés aux revenus plus élevés, qui commence lorsque l’employé atteint 200 000 $ de revenus pour l’année. L’impôt supplémentaire s’élève à 0,9 % du salaire brut en fonction du statut W-4 du salarié. Aucun impôt supplémentaire n’est dû par l’employeur.
Étape 7 : Bénéficiez des déductions fiscales de l’État
La plupart des États imposent des impôts sur les salaires et traitements des employés. Faites quelques recherches pour déterminer les montants de ces déductions et comment les envoyer à l’autorité fiscale nationale/locale appropriée.
Étape 8 (Facultative) : Effectuer d’autres déductions
Vous n’en avez pas encore fini avec les déductions. Voici quelques autres déductions possibles sur la paie des employés que vous devrez peut-être calculer :
- Déductions pour les cotisations des employés au régime de santé
- Déductions pour 401(k) ou autres cotisations à un régime de retraite
- Déductions pour contributions aux fonds internes de l’entreprise ou dons de bienfaisance
N’oubliez pas que toutes les déductions commencent et sont basées sur le salaire brut.
Un exemple de fiche de paie d’un employé
Dans le cas de l’employé ci-dessus, le bulletin de paie hebdomadaire ressemblerait à ceci :
| Talon de paie de l’employé | ||||
|---|---|---|---|---|
| Salaire brut | Retenue d’impôt fédéral sur le revenu | Retenue d’impôt FICA | Autres déductions | Salaire net |
| 1 500,00 $ | 273,56 $ | 114,75 $ | 0,00 $ | 1 111,69 $ |
N’oubliez pas les charges sociales des employeurs
Vous devez effectuer des dépôts auprès de l’IRS des impôts retenus sur le salaire des employés pour l’impôt fédéral sur le revenu, les impôts FICA et les montants que vous devez en tant qu’employeur. Concrètement, après chaque paie, vous devez :
- Payer la retenue d’impôt fédéral sur le revenu de tous les employés
- Payer la retenue d’impôt FICA de tous les employés
- Payez votre moitié de la taxe FICA pour tous les salariés
Selon la taille de votre masse salariale, vous devez effectuer des dépôts mensuellement ou bimensuellement.
Vous devez également déposer un rapport trimestriel sur le formulaire 941 indiquant les montants que vous devez et combien vous avez payé.
Note
Si vous avez de nombreux employés ou si vous n’avez pas le personnel nécessaire pour gérer le traitement de la paie, envisagez un service de traitement de la paie pour gérer les chèques de paie, les paiements à l’IRS et les rapports de fin d’année sur le formulaire W-2.
Foire aux questions (FAQ)
Quel pourcentage de mon salaire est retenu pour les impôts fédéraux ?
Les employeurs retiennent 7,65 % de votre revenu brut ajusté pour les impôts FICA (6,2 % pour les taxes de sécurité sociale et 1,45 % pour les taxes Medicare) en plus de l’impôt fédéral sur le revenu. Selon votre niveau de revenu, vous appartenez à l’une des tranches d’impôt fédéral sur le revenu suivantes : 12 %, 22 %, 24 %, 32 %, 35 % et 37 %.
Pourquoi aucun impôt fédéral sur le revenu n’a-t-il été retenu sur mon salaire ?
Si vous ne voyez pas l’impôt fédéral sur le revenu être déduit de votre salaire, c’est soit parce que votre employeur vous considère comme un entrepreneur indépendant, ce qui signifie que vous recevrez un 1099 et devrez probablement payer des impôts trimestriels estimés, soit parce que vous avez demandé une exonération de l’impôt fédéral sur le revenu (par exemple, vous ne vous attendez pas à avoir d’impôt à payer pour l’année en cours).
Points clés à retenir
- Les employeurs devraient retenir la moitié (7,65 %) des 15,3 % dus en impôts FICA (Sécurité sociale et Medicare) sur le salaire brut d’un employé.
- Les impôts FICA s’ajoutent aux impôts fédéraux sur le revenu, qui changent en fonction de votre niveau de revenu.
- Il existe sept tranches d’imposition en 2024 : 12 %. 22 %, 24 %, 32 %, 35 % et 37 %.
- La FICA et les retenues fédérales sont déduites du salaire brut ajusté, ce qui signifie que toutes les déductions liées à la contribution à un 401(k) ou à d’autres comptes à impôt différé sont prises en compte au préalable.
